沈阳市浑南区人民法院历史档案数字化建设采购项目的潜在供应商应在辽宁政府采购网获取采购文件，并于2021年05月13日 14时00分（北京时间）前提交响应文件。

★一、需求标准及规定

1、 确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2、 扫描后的图像文件、目录与系统准确挂接，实现档案快速无误检索

3、 保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

4、 将不正确的纸质目录进行修改。

3、保证档案的著录与校准以原始纸质档案为依据。

4、档案数字化加工过程符合以下标准及规定：

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）

《档案著录规则》（DA/T18—1999）

《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)）

《文书档案文件及目录数字结构与数据交换格式》

《电子文件归档与管理规范》

《人民法院档案工作规定》（法发【2012】11号）

《最高人民法院办公厅关于推进人民法院档案数字化工作的通知》（法办【2015】161号）

《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发【2014】7号）

★二、电子卷宗及档案数字化流程

本次数字化工作流程暂定为：调档案→整理检查→档案著录→档案扫描→数据原文质检→装订还原→数据挂接上传→数据验收→数据备份→档案返库上架。

 

1.调档案

数字化加工现场采购方与成交供应商指定人员到指定地点进行档案领取，提卷单双方签字后各自留存，认真做好检查、清点、登记工作。

2.整理检查

整理时要对照档案纸质目录逐页检查档案原件编码，发现错误或疏漏，将问题卷登记，案卷移交给采购人相关负责人修改。将卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平等），材料上的全部金属物都要剔除干净。

3.档案著录

（1）、目录数据库的规则符合沈阳市浑南区人民法院数据系统接收标准，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。

（2）、录入时应尊重原文，不随便添加修改一个字符。

（3）、数据字段中在著录内容时不要随意增加空格。

（4）、标点符号统一使用半角空心符号。

（5）、著录字段

案卷目录：承办庭室、案号、立案案由、结案案由、当事人、立案日期、结案日期、原审法院、原审案号、总册数、归档日期、光盘数量、保管期限、结案方式、正卷册数、副卷册数、密级、审判程序、审理法院、合议庭成员、审判长、审判员1、审判员2、代理审判员1、代理审判员2、代理审判员3、代理审判员4、档案归档人、书记员、承办人、收案日期、一审结果、二审结果、再审结果、副卷密级、正卷密级、案件类型。

卷内目录：保管期限、案号、序号、题名、起止页号、备注

4.档案扫描

（1）扫描影像存储格式：彩色，双层PDF格式，（扫描图片影像JPEG格式）；对于照片及特殊档案采用彩色或灰度扫描，JPEG格式；扫描彩色300dpi，逐卷逐页平板扫描，对不同纸张不同设置区分；

（2）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按挂接系统要求的起名格式，与目录进行挂接。

（3）图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果，图像缩放100%。

（4）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

（5）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（6）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

（7）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合采购方档案管理软件要求。

 

5.数据原文质检

电子图片不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描

对于漏扫、重扫、多扫等情况，应即时改正

电子图片的排列顺序与档案原件不一致时，应及时调整

对电子图片拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图片质量要求时，应重新进行图像处理。

检查目录数据与纸质档案数字化图像对应的准确性、电子图片与档案原件数量是否一致、电子图片是否能够打开等

6.装订还原

装订前要做好诉讼文书材料的检查，对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。目录排列在文件首页之前，备考表排列在文件的尾页之后

必须用线绳三孔装订牢固，不要漏订。卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并用立卷人名章加盖骑缝。

7.数据挂接上传

将完成好的数字化成果数据进行质检核对无误后，将成果数据（包括目录及电子图片）挂接至沈阳市浑南区人民法院指定档案管理系统中。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％正确，实现档案的网上利用。

8.数据验收

为保证项目实施质量，成交供应商要对数字化各环节进行全面检查，成交供应商应有专门的质量保证机构负责整个项目的质量管理，制定详实、可行的项目质量保证计划经采购单位认可通过后认真执行，抽检内容包括目录数据库、图像文件及数据挂接等。抽检合格率达到100%时，给予验收通过。

成交供应商按固定周期（日、周或月）向采购人提交本周期内进入系统的数字化影像对应的档案卷（宗）号目录，即数字化影像数据范围。

按照本项目的技术要求，成交供应商固定周期自行核查数据范围中的加工数据，得出加工合格率指标。其中：a.如果加工合格率在95%以下时，则成交供应商自行返回重新进行相关处理；b.如果加工合格率达到95%时，成交供应商形成《验收报告》提交备案，采购人接收该批数据。

采购人按不低于20%的比例抽查加工完成的档案，检查内容包括图像质量、图像和实体的对应、图像属性的质量、图像与属性的对应、数据完整性等。如果在抽查和影响利用中发现质量错误的，采购人将实体档案退回给成交供应商，由成交供应商重新进行处理或加工后再行移交。

9.数据备份

（1）备份范围：经验收合格的完整数据及时进行备份。

（2）备份方式：移动硬盘备份双套（包括目录与原文）。

（3）数据检验：备份数据也进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（4）备份标签：数据备份后在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（5）数字化的档案能准确的与档案信息管理系统衔接，保证系统提出的档案数据的准确。

10.档案返库上架

对已经完成且没有问题的档案，加工现场批定双方人进行档案的还库。提卷单双方签字后各自留存。

★三、服务管理要求及相关说明

1、为保证电子数据安全，项目完成后参与扫描任务的电脑硬盘、刻录数据的光盘等存储设备需转交给采购人。

2、各项加工服务工作必须在采购人指定的工作场所内完成，不允许将档案资料带出工作场所。

3、与采购人签订合同的同时必须签订保密协议，必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案实体和数据的安全，在向采购人提供服务的过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。

4、各项服务进度和质量必须满足本项目招标的要求。在提供服务的过程中，所有直接影响服务质量和进度的事由发生时应在第一时间与采购人沟通解决。

5、设专人或专门的部门对此次加工服务项目进行日常的管理。要有严谨的规章制度和作业标准。要有专门质量控制环节，有专人负责质检。

6、配备专业的安全防护设施和相应制度，以保证工作人员及档案的安全。

7、严格执行实物档案的交接手续，确保实物档案安全。凡需进行扫描数字化及整理或已完成的档案均应严格登记并办好交接手续。

8、严格执行档案保密制度，保证档案数据不泄漏。工作人员严禁将档案夹带出加工场所，严禁以复制、拍照、转借、摘抄等方式泄漏档案内容。

9、加工整理场地应保持整净，须做到防火、防水、防盗、防尘、防鼠、防虫霉。严禁在档案加工整理场所内饮食和吸烟。

10、拆卷、整理、信息核对、扫描、装订等过程中，发现问题及时与用户单位沟通、解决。

11、需要确保档案与产权等数据的正确关联，扫描件并案挂接正确。

12、应建立每日及节假日安全值班制，值班人员负责每天下班前切断电源，关闭门窗等日常安全隐患检查工作。节假日放假前，进行全面安全检查，以确保档案的安全。

★四、安全保密要求

1.保密措施

成交供应商必须有严格的保密制度和详实的安全管理制度，有人员、工作场地的管理制度；所有工作人员上岗前必须签订保密责任书；成交供应商不得具有外资背景，所有人员不含外籍人员；参与项目实施的人员不得有违法违纪记录。

2.保密责任

在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由成交供应商承担相应责任，并根据涉密事故发生的程度、范围，对采购单位承担相应的经济赔偿责任。

3.保密要求

成交供应商要严格遵守有关保密、档案法律法规和沈阳市浑南区人民法院的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。成交供应商项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。成交供应商要与加工人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。扫描加工场地要做好安全及保密，配备保密设施，保证档案原件的安全和保密。加工现场不允许有移动存储设备，个人电子设备一律不得带入加工现场，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，提交采购单位处理。档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属沈阳市浑南区人民法院，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。项目完成经验收后，加工操作终端上的数据必须在沈阳市浑南区人民法院项目负责人的现场监督下销毁，所有硬盘及其它存储介质必须提交给沈阳市浑南区人民法院留存。

★五、项目实施所需人员、设备、场地等条件

1.采购单位提供档案数字化加工服务所需加工场地和电力等设施。提供一名专门人员，负责与成交供应商对接工作及数字化成果验收等工作。

2.成交供应商提供整个项目实施所需人员、加工系统、办公桌椅、电脑、扫描打印设备、办公耗材等，包括人员工资、待遇。成交供应商负责架设档案数据加工局域网，自带计算机除有线网口外须拆除全部输出端口。加工完成后，所有具备存储功能的设备、介质一律不得带离加工现场，如计算机硬盘、备份设备等。

★六、其他要求

1. 成交供应商须提供从项目整体验收合格之日起对该项目数字化加工成果提供3年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，成交供应商负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能4小时内到达现场，并最迟在第8个小时内排除错误。

2. 每周工作5天，每天工作8小时，周六、周日休息。

注：

1.本项目不得转包，不得分包，否则合同作废。

2.本技术规格和技术规范提出的各项功能要求和技术指标是对本项目的最基本要求，并未对一切细节做出全部详细规定，也未充分引述有关标准和规范的条文，供应商所有与本项目有关的技术标准均应不低于报价时已颁布的国家和行业标准，或相应的国际标准的有关条文。使用最新的专利和保密专利需特别说明。